Digitaalinen rekrytointi: Kun tekoäly valitsee, valitseeko se sinut?

Tekoälyn käyttö lupaa tehokkaampia työprosesseja ja objektiivisempia päätöksiä henkilöstöhallinnossa. Vielä vuosikymmen sitten tieteiskirjallisuudelta kuulostaneet prosessit ovat nyt jokapäiväinen juttu: Tekoäly (AI, artificial intelligence) on hyödyllinen apuväline, jota käytetään nyt yhä enemmän rekrytoinnissa. Mutta miten työnhakijan kannattaa suhtautua tekoälyyn? Ja käytetäänkö sitä Saksassa?

Muistakaa taas hyvät lukijat, että tämä ei ole täydellinen selostus tekoälyn kaikista puolista, vaan pelkkä pintapuolinen katsaus aiheeseen.

Haasteita tekoälyn tiellä

Saksassa tekoälyn kaikkia teknisiä mahdollisuuksia ei vielä käytetä laajamittaisesti rekrytoinnissa. Siihen suhtaudutaan silti toiveikkaasti: Se helpottaa prosesseja ja tuo ehkä kaivattua objektiivisuutta rekrytointiin. Tekoäly ei nimittäin anna fiiliksen, ihonvärin tai aksentin vaikuttaa päätöksiinsä. Toisaalta tekoälyyn ei kokemuksen puuttuessa vielä luoteta. Ehkäpä rekrytoijat pelkäävät myös työpaikkojensa puolesta?

Myös AI ja lakien soveltaminen aiheuttaa yrityksille omat haasteensa. Esimerkiksi EU: n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 22 artiklassa säädetään, että henkilöllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan tietojen automaattiseen käsittelyyn ja jolla on oikeusvaikutuksia hakijaan. Valitsematta jättämisen katsotaan olevan ”oikeusvaikutus”.

Ennen kuin lakien soveltamisesta tekoälyn suhteen on ennakkotapauksia, firmat ovat syystäkin varovaisia.

Kun chatbot ottaa yhteyttä

Chattien ja sosiaalisen median aikakaudella viestintä on nopeutunut. Kutsu haastatteluun saapuu enää aniharvoin kirjeitse. Viestinnällä potentiaalisten hakijoiden kanssa on ratkaiseva rooli aktiivisessa rekrytoinnissa. Varsinkin työvoimapula-aloilla työnantajien on tärkeää saada nopeasti yhteys ”high potentials”-kandidaatteihin ja samalla vastata nopeasti heidän kyselyihinsä. Chatbotit voivat olla suuri apu ja ajansäästö tässä kohtaa.

Jo nyt on mahdollista käyttää ohjelmia, jotka ottavat yhteyttä potentiaalisiin hakijoihin. Esimerkiksi, jos algoritmi löytää henkilön, joka sopii yrityksen profiiliin tai tiettyihin hakusanoihin uraverkoston kautta, kyseiselle henkilölle lähetetään automaattisesti viesti. Mutta tämä toimii myös aktiivisten hakijoiden kanssa. Tekoälyohjelmat voivat lajitella hakemukset ennakolta ja kirjoittaa sitten hakijoille, jotka täyttävät tietyt, ennalta asetetut kriteerit.

Tämä säästää aikaa, mutta siihen liittyy myös riski: Tekoälyn tuottamat vakioviestit voivat vaikuttaa liian persoonattomina ja huonontaa hakijakokemusta.

Esilajittelu ATS:n avulla

Henkilöstöpäälliköillä on vähemmän ja vähemmän aikaa käsitellä yksityiskohtaisesti saatekirjeitä ja Lebenslaufeja – hakemusten tulva on usein liian suuri etenkin suuremmissa yrityksissä tai suurkaupungeissa. AI ei tuhlaa aikaa sopimattomiin hakijakandidaatteihin, ja helpottaa esivalintaa.

Arviolta noin 70 prosenttia Saksan yrityksistä käyttää jo niin sanottuja hakijoiden seurantajärjestelmiä (ATS, Applicant Tracking System), jotka seulovat sovelluksia tietyillä avainsanoilla. (HB, 2019) Riippuen siitä, mitä tekoälyalgoritmin annetan suodattaa, ohjelma voi analysoida ansioluettelot taitojen, mutta myös työkokemuksen, tutkintojen tai vaikka kielitaidon mukaan. Jokainen, joka ei täytä tiettyjä perusvaatimuksia, hylätään automaattisesti. Lopullinen valinta tehdään sitten yleensä jäljellä olevista ehdokkaista haastattelujen perusteella.

Mitä hakijan kannattaa muistaa?

Annan esimerkin: Stuttgartilainen yritys etsii projektijohtajaa, jolla on vähintään kolmen vuotta työkokemusta autoteollisuuden alalta, tekninen koulutus, joka hallitsee SCRUM-periaatteen ja osaa käyttää tiettyjä projektinhallintatyökaluja. Yritys syöttää nämä ominaisuudet hakusanoina automaattiseen rekrytointijärjestelmään, ja laittaa järjestelmän etsimään kandidaatteja, joiden profiileissa on sopivat avainsanat.

Jos täytät edellä mainitut vaatimukset ja olet muutenkin soveltuva kandidaatti juuri tähän työhön, mahdollisuutesi perinteisessä rekrytrointiprosessissa olisivat erinomaiset. Jos olet kuitenkin kuvaillut itseäsi vaikkapa sanoin ”projektihallinnan evankelista, agiilien menetelmien messias ja autoteollisuuden supernainen”, automaattinen järjestelmä saattaa tuutata profiilisi mappi Ö:hön, koska se ei tunnista osaamistasi.

Tämän takia on tärkeä ymmärtää, miten automaattiset rekrytointijärjestelmät toimivat ja miten Lebenslaufia ja hakemuskirjettä voi muokata työnsaantimahdollisuuksien parantamiseksi. Muista ainakin nämä!

• Muokkaa Lebenslauf erikseen jokaista työnantajaa ja työpaikkaa silmällä pitäen.
• Lue työpaikkailmoitus huolellisesti ja poimi avainsanat. Tämä on erittäin tärkeää kun kirjoitamme hakemusta vieraalla kielellä, kun maassa yleisesti käytetyt termit voivat olla vielä hukassa.
• Lisää avainsanat eri puolille työhakemustasi siten, että ne sopivat luonnollisesti asiayhteyteen.
• Käytä fontteja kuten Calibri tai Arial, jotka ATS-ohjelmat tunnistavat varmasti. Tässä yhteydessä kannattaa miettiä myös, onko valmis tinkimään hakemuksen ulkoasusta: Vaikka Canvalla tehdyllä työhakemuksella saa varmasti näyttävyyspisteitä, harkitse myös perinteisen Lebenslaufin käyttämistä ainakin sen ohella. Myös perinteinen saksalainen rakenne (din 5008) on varmin valinta.
• Jos työnantaja pyytää nimenomaan Word-tiedostoa, on käytössä melko varmasti ATS-järjestelmä.

Tarvitsetko apua saksalaisen hakemuskirjeen tai Lebenslaufin muotoilussa? Kurkkaa tästä suomenkieliset E-kirjat, jotka tarjoavat seikkaperäiset kirjoitusohjeet ja paljon esimerkkejä eri kohtien muotoilusta.

Kerro kommentilla: Oletko sinä ottanut tekoälyn huomioon hakemusprosesseissasi?